وظایف اصلی مدیریت چیست؟

1. برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی یکی از چهار وظیفه اصلی مدیریت است. در مرحله برنامه‌ریزی، مدیران اهداف سازمانی را تعیین می‌کنند و برای دستیابی به آنها مسیر پیاده‌سازی را پیش می‌گیرند. در طول مرحله برنامه‌ریزی، مدیریت برای تعیین جهت سازمان تصمیمات استراتژیک می‌گیرد. مدیران می‌توانند قبل از انتخاب بهترین مسیر اقدام، گزینه‌های مختلف را برای دستیابی به هدف مورد بررسی قرار دهند. در حین برنامه‌ریزی، مدیران معمولاً با در نظر گرفتن چشم‌انداز و مأموریت سازمان و ارزیابی منابع موجود برای دستیابی به اهداف سازمان، تجزیه و تحلیل عمیقی از وضعیت فعلی سازمان انجام می‌دهند.

همچنین در حین برنامه‌ریزی، مدیران معمولاً عوامل داخلی و خارجی را که ممکن است بر اجرای برنامه تأثیر بگذارند، مانند رشد اقتصادی، مشتریان و رقبا ارزیابی می‌کنند. آنها همچنین یک جدول زمانی واقع‌بینانه برای دستیابی به هدف یا اهداف بر اساس منابع مالی، پرسنل و منابع موجود سازمان تهیه می‌کنند. مدیران ممکن است مجبور شوند اقدامات بیشتری انجام دهند، مانند دریافت تأییدیه از سایر بخش‌ها، مدیران اجرایی یا هیئت‌مدیره آنها قبل از ادامه دادن برنامه‌های تعیین شده.

چندین رویکرد برای برنامه‌ریزی وجود دارد:

• برنامه‌ریزی استراتژیک: این نوع برنامه‌ریزی اغلب توسط مدیریت ارشد یک سازمان انجام می‌شود و معمولاً اهدافی را برای کل سازمان تعیین می‌کند. تهدیدات سازمان را تجزیه و تحلیل، نقاط قوت و ضعف سازمان را ارزیابی و برنامه‌ای ایجاد می‌کند که چگونه سازمان می‌تواند به بهترین شکل در حوزه کاری خود رقابت کند. برنامه‌ریزی استراتژیک معمولاً دارای یک بازه زمانی طولانی سه سال یا بیشتر است.
• برنامه‌ریزی تاکتیکی: برنامه‌ریزی تاکتیکی برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت یک هدف است که دستیابی به آن یک سال یا کمتر طول می‌کشد. معمولاً توسط مدیریت میانی یک سازمان انجام می‌شود. برنامه‌ریزی تاکتیکی اغلب در حوزه یا بخش خاصی از سازمان مانند تأسیسات، تولید، مالی، بازاریابی یا پرسنل آن مورد هدف قرار می‌گیرد.
• برنامه‌ریزی عملیاتی: برنامه‌ریزی عملیاتی، فرآیند استفاده از برنامه‌ریزی تاکتیکی برای دستیابی به جدول زمانی و اهداف استراتژیک است. این نوع برنامه‌ریزی یک چارچوب زمانی برای اجرای بخشی از هدف استراتژیک به صورت عملیاتی ایجاد می‌کند.

2. سازماندهی

سازماندهی یکی دیگر از چهار وظیفه اصلی مدیریت است. هدف از سازماندهی، توزیع منابع و تفویض وظایف به پرسنل برای دستیابی به اهداف تعیین شده در مرحله برنامه‌ریزی است. مدیران ممکن است برای سازماندهی بودجه و کارکنان نیاز به همکاری با سایر بخش‌های سازمان، مانند امور مالی و منابع انسانی داشته باشند. در مرحله سازماندهی، مدیران تلاش می‌کنند تا محیط کاری مساعدی برای بهره‌وری بیشتر ایجاد کنند. مدیران معمولاً انگیزه و استعداد کارکنان را در نظر می‌گیرند تا کارمندان را با نقش‌ها و وظایفی که به بهترین وجه متناسب با توانایی‌های آنها است، مطابقت دهند.

هنگام تعیین نقش اعضای تیم، مدیران باید توضیح دهند و اطمینان یابند که کارکنانوظایف فردی خود را درک می‌کنند. برای کمک به کارکنان، مدیران باید به آنها حجم مناسبی از کار و زمان کافی برای تکمیل کارشان را اختصاص بدهند.

در ادامه به چند نمونه از عملکرد سازماندهی اشاره می‌کنیم:

اگر مدیر برند شرکت به صورت پاره‌وقت کار کند و هدف سازمان راه‌اندازی یک کمپین تبلیغاتی جدید برای یک محصول باشد، مدیر برند ممکن است در کنار وظایف عادی خود، مسئولیت مهم مدیریت کمپین را بر عهده نگیرد. شرکت ممکن است یک آژانس تبلیغاتی را برای کمک به تبلیغ محصول استخدام کند.

اگر فروش یک شرکت در یک منطقه جغرافیایی به طور تصاعدی رشد کرده باشد، ممکن است مدیریت برنامه‌ریزی کند که منطقه و تیم فعلی را که در آن منطقه کار می‌کنند، به دو قسمت تقسیم کند و در صورت نیاز کارکنان بیشتری را استخدام کند.

3. رهبری

رهبری، سومین وظیفه اصلی مدیریت به شمار می‌رود. این وظیفه شامل ایجاد انگیزه در کارکنان و تأثیرگذاری بر رفتار آنها برای دستیابی به اهداف سازمانی است. رهبری به جای وظایف، بر مدیریت افراد، مانند کارمندان، تیم‌ها و گروه‌ها تمرکز دارد. اگرچه مدیران ممکن است اعضای تیم را با دستور دادن و فشار آوردن به تیم خود هدایت کنند، اما مدیرانی که رهبران موفقی هستند معمولاً با استفاده از مهارت‌های بین فردی با کارکنان خود ارتباط برقرار می‌کنند تا اعضای تیم را تشویق کنند و الهام‌بخش آنها باشند و به ایشان انگیزه دهند تا بهترین عملکرد را داشته باشند. مدیران می‌توانند با شناسایی لحظاتی که کارکنان به تشویق یا هدایت نیاز دارند و تشویق کارمندان در زمانی که وظایف خود را به خوبی انجام داده‌اند، محیط کاری مثبتی را ایجاد کنند.

مدیران معمولاً سبک‌های رهبری متفاوتی را به کار می‌گیرند و سبک مدیریتی خود را برای تطبیق با موقعیت‌های مختلف تغییر می‌دهند. نمونه‌هایی از سبک‌های رهبری موقعیتی عبارتند از:

• هدایت: مدیر با نظرات اندک کارمندان تصمیم‌گیری و رهبری می‌کند. این یک سبک رهبری مؤثر برای کارکنان جدید است که نیاز به جهت‌گیری و آموزش اولیه زیادی دارند.
• مربی‌گری: مدیر پذیرای نظرات کارکنان است. آنها ممکن است ایده‌های خود را به کارمندان ارائه دهند تا با هم همکاری کنند و میان اعضای تیم اعتماد به وجود آورند. این سبک رهبری برای افرادی که جهت توسعه بیشتر مهارت‌های خود نیاز به حمایت مدیریتی دارند، مؤثر است.
• پشتیبانی: مدیر با اعضای تیم تصمیم می‌گیرد اما بیشتر بر ایجاد روابط درون تیمی تمرکز می‌کند. این سبک رهبری برای کارکنانی که مهارت‌های کاملاً توسعه‌یافته دارند، اما گاهی اوقات در عملکردشان ناموفق هستند، مؤثر است.
• تفویض اختیار: رهبر حداقل راهنمایی را به کارکنان ارائه می‌دهد و بیشتر به چشم‌انداز پروژه می‌پردازد تا عملیات روزمره. این سبک رهبری برای کارمندانی که قادر به کار و انجام وظایف به تنهایی با راهنمایی اندک هستند، مؤثر است. رهبر می‌تواند بیشتر بر روی اهداف سطح بالا تمرکز کند تا وظایف.

4. کنترل کردن

آخرین وظیفه اصلی مدیریت، کنترلگری است. کنترل فرآیند ارزیابی اجرای برنامه و انجام تنظیمات برای اطمینان از دستیابی به هدف سازمانی است. در مرحله کنترل، مدیران وظایفی مانند آموزش کارکنان را در صورت لزوم انجام می‌دهند. مدیران کارکنان را زیر نظر دارند و کیفیت کار آنها را ارزیابی می‌کنند. آنها می‌توانند ارزیابی‌های عملکرد را انجام دهند و به کارکنان بازخورد بدهند، نکات مثبتی را در مورد کارهایی که به خوبی انجام می‌دهند و پیشنهادهایی برای بهبود به ایشان ارائه دهند. آنها همچنین ممکن است مشوق‌های افزایش حقوق را برای کارمندان با عملکرد بالا ارائه دهند.